Fêtes gourmandes Desjardins de Neuville

Bienvenue aux exposants 2018!

Cette année, nous mettons à votre disposition un nouveau formulaire qui vous permettra d’entrer rapidement et facilement les différentes informations liées à votre entreprise afin qu’elles soient intégrées à nos différentes plates-formes.

Nous vous invitons donc à remplir les champs ci-dessous et à fournir tous les détails nécessaires à la présentation de votre entreprise.


* Champ obligatoire
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Coordonnées de l'entreprise
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FGDN : Fêtes gourmandes Desjardins de Neuville
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PROTOCOLE D'ENTENTE FGDN 2018

Veuillez lire le contenu du protocole d'entente afin de pouvoir en accepter les termes (obligatoire)

Le document ci-joint présente en tout point les droits et les obligations liées à votre engagement et votre présence aux Fêtes gourmandes Desjardins de Neuville. Veuillez prendre le temps de le lire en détail.


Procédure d'inscription

Pour vous inscrire en vue d'une participation aux Fêtes Gourmandes Desjardins de Neuville 2018, vous devez prendre connaissance de l'ensemble de ce document, remplir le formulaire d'inscription, puis nous transmettre le tout via ce site Web. L'inscription électronique est le seul et unique moyen de soumettre votre candidature.

Notez que le fait de compléter une demande d'inscription ne garantit pas votre présence aux FGDN. L'organisation se réserve le droit de refuser une inscription si le produit/service proposé ne correspond pas à ses standards, si un trop grand nombre d'entreprises ou de produits semblables sont représentés ou pour toutes autres raisons qu'elle juge valable.

Une fois que votre inscription sera confirmée par l'organisation, nous vous ferons parvenir une facture, laquelle sera payable au plus tard le 30 avril 2018, selon les conditions détaillées dans ce document.
Un rabais de début de saison est offert aux exposants qui auront complété leur inscription et effectué la totalité de leur paiement avant le 31 mars 2018.


Paiement 

Un virement bancaire ou un chèque correspondant au montant total de l'inscription
OU
deux virements bancaires ou deux chèques postdatés, soit 50 % du montant total payable en date de votre inscription, puis l'autre 50 % du montant total payable en date du 31 mars 2018 ou du 30 avril 2018 au plus tard, selon l'option que vous aurez sélectionnée.


EXPOSANTS TERROIR


Informations générales

Cette année, une nouvelle formule fera en sorte que les exposants agroalimentaires (Espace terroir) n'auront plus à honorer les coupons gratuits utilisés par les bénévoles et commanditaires. Les seuls coupons que vous devrez honorer seront donc les coupons de dégustation réguliers.
De plus, afin de rendre accessible la découverte de vos produits au plus grand nombre de visiteurs possible, nous vous demandons cette année de prévoir au moins une dégustation d'une valeur maximale de 1 ou 2 coupons. Dans le même esprit, aucune dégustation offerte ne devra dépasser la valeur maximale de 6 coupons.


Kiosques de l'Espace Terroir

Deux options s'offrent à vous dans l'Espace terroir, soit le kiosque simple ou le kiosque double. Comparativement aux éditions précédentes, la superficie du kiosque simple sera cette année de 150 pi2 (au lieu de 60 pi2). Vous pouvez être deux entreprises maximum dans un kiosque simple et trois entreprises maximum dans un kiosque double.

Kiosque simple :
10 pi de façade x 15 pi de profondeur : 400 $ + tx + 50 $ de produits ou certificats (obligatoire)

Kiosque double :
20 pi de façade x 15 pi de profondeur : 750 $ + tx + 100 $ de produits ou certificats (obligatoire)        

Chaque kiosque inclut :
un comptoir en cèdre vitré de 6 pi de façade x 42 po de hauteur x 18 po de profondeur avec 2 tablettes
2 prises de 15 ampères

Si vos besoins en électricité sont plus importants, il vous en coûtera 50 $ pour chaque boite supplémentaire de 2 prises de 15 ampères. La liste de vos besoins doit être complétée lors de votre inscription. Vous recevrez à la fin juin le guide de l'exposant et une confirmation de vos besoins et informations liés à la préparation de votre kiosque, ce que vous devrez alors confirmer. Vous devrez par la même occasion signifier toutes questions ou problématiques à notre responsable de l'Espace terroir. 


Rabais début de saison

Un rabais de 50 $/kiosque simple ou de 75 $/kiosque double sera offert si votre inscription est complétée et payée en totalité avant le 31 mars 2018.

Notez qu'aucun remboursement et qu'aucune annulation ne sera possible après le 30 avril 2018.



EXPOSANTS ARTISTIQUES

Informations générales

Un nombre de dix (10) cabanes/kiosques est disponible dans la zone Allée artistique et c'est la formule « premier arrivé, premier servi » qui prévaut. Notre site compte également cinq (5) espaces disponibles pour des chapiteaux. Un rabais de 50 $ vous sera accordé si vous avez votre propre chapiteau.

Des espaces supplémentaires pourront aussi être attribués à des artisans locaux pour y installer un chapiteau de 10 pi x 10 pi. Ce chapiteau pourra vous être fourni ou vous pouvez aussi avoir votre propre installation.

Cabanes/Kiosques de l'Allée artistique
Cabane/kiosque :
6,5 pi x 8 pi : 300 $ + tx + un cadeau d'une valeur de 50 $ ou plus (obligatoire)

Chaque cabane/kiosque inclut :
une prise électrique de 110V (15 ampères)

Vous devez apporter une barre d'alimentation et vos extensions.

Aucune table ou chaise n'est fournie avec les kiosques, vous devez avoir vos propres comptoirs ou tables.

Notez qu'aucun remboursement et qu'aucune annulation ne sera possible après le 30 avril 2018.


Nous souhaitons recevoir votre réponse accompagnée de votre paiement ou acompte pour l'inscription à cette 7e édition le plus tôt possible.  La date limite des inscriptions, tant pour les kiosques de l'Espace terroir que les cabanes/kiosques de l'Allée artistique est le 30 avril 2018. Toute inscription reçue après cette date ne figurera pas au programme d'événement.


EN RÉSUMÉ

Cabane/kiosque dans l'Allée artistique, donc 6,5 pi x 8 pi :
300 $ + tx + un cadeau d'une valeur de 50 $ ou plus (obligatoire)


Kiosque simple dans l'Espace terroir, donc 10 pi de façade x 15 pi de profondeur : 
400 $ + tx + 50 $ de produits ou certificats (obligatoire)
Si inscription complétée et payée avant le 31 mars 2018 : 
350 $ + tx + 50 $ de produits ou certificats (obligatoire)

Kiosque double dans l'Espace terroir, donc 20 pi de façade x 15  pi de profondeur : 
750 $ + tx + 100 $ de produits ou certificats (obligatoire)
Si inscription complétée et payée avant le 31 mars 2018 : 
675 $ + tx + 100 $ de produits ou certificats (obligatoire)

Au plaisir de vous compter parmi nous pour cette 7e édition qui s'annonce des plus savoureuses!



  1. RESPONSABILITÉ DE L'EXPOSANT

    1. Être un artiste, artisan, ou dans le domaine de l'agroalimentaire de la MRC de Portneuf ou de l'une des MRC de la Capitale-Nationale. Les exposants des régions limitrophes ou d'autres régions seront acceptés s'il n'y a pas d'exposant de la même gamme de produits déjà inscrit.
    2. Avoir une assurance de responsabilité civile valide en qualité d'exposant pour cette activité. (Preuve obligatoire à envoyer par courriel)
    3. S'informer auprès du MAPAQ et s'assurer des mesures de sécurité requises pour son kiosque.*
    4. Se procurer un permis de préparation d'aliments dans le but de faire de la vente au détail ou un permis Événements spéciaux du MAPAQ. Ce permis n'est pas obligatoire pour ceux qui ont déjà un permis annuel, veuillez vérifier avec le MAPAQ.*
    5. Respecter l'horaire qui sera établi lors dans le guide de l'exposant pendant toute la durée de l'événement. L'installation doit se faire le jeudi entre 10h et 19h ou le vendredi matin avant 11h obligatoirement. Tout exposant pris en défaut s'expose à des frais de 50 $ par jour de non-respect des heures d'ouverture.
    6. Accepter de mettre bien en vue dans leur entreprise les affiches et les documents promotionnels que leur fournira l'organisation des Fêtes Gourmandes Desjardins de Neuville avant l'événement.
    7. Toutes les entreprises doivent offrir leurs produits en dégustation sous forme de petites portions (bouchées préparées, mini coupe, mini verre, etc.) que les visiteurs se procurent avec les coupons.  Chaque coupon a une valeur de 1,00 $. Chaque bouchée ou dégustation offerte ne peut excéder la valeur maximale de 6 coupons. Afin d'en justifier le coût, les portions et la présentation de ces bouchées devraient se distinguer et être raisonnables en comparaison des autres exposants. Chacun des exposants du terroir devra prévoir au minimum une dégustation de 1 ou 2 coupons maximum. L'AFGN par l'intermédiaire des responsables de l'Espace terroir, se réserve le droit d'exiger l'augmentation ou la diminution d'une bouchée qui ne respecte pas la parité avec les autres exposants.*

      Si vous avez une interrogation sur la faisabilité, nos responsables du terroir trouveront avec vous le moyen de respecter cette consigne.*

    8. S'assurer d'avoir des dégustations et un personnel suffisant pour assurer la préparation des aliments et le service des dégustations tout au long du week-end.*
    9. Utiliser des contenants et des ustensiles compostables ou recyclables, autant que possible, pour le service des bouchées.*


  2. PERTES ET DOMMAGES

    1. L'Association des Fêtes Gourmandes de Neuville ne peut être tenue responsable des pertes ou dommages causés aux produits exposés ou de toute perte ou vol d'argent qui pourraient survenir lors des Fêtes Gourmandes Desjardins de Neuville 2018.


  3. RESTRICTION 

    1. Un droit de résiliation est possible par un avis écrit à l'organisation avant la date finale de fin des inscriptions. Lorsqu'il accepte de participer, l'exposant ne pourra résilier l'entente après le 30 avril 2018.


  4. ENGAGEMENTS DE l'ASSOCIATION DES FÊTES GOURMANDES DE NEUVILLE

    1. L'AFGN s'engage à verser à chaque exposant producteur/ transformateur/ restaurateur, 75 % des revenus de la vente des coupons échangés contre des dégustations. (coupon ayant une valeur de 1 $)*  Le remboursement des redevances aux exposants se fera dans les 30 jours suivant l'événement.
    2. Un montant minimum de 30 000,00 $ est prévu au budget de l'AFGN aux fins de promotion et de placements publicitaires (Pub télé, WKND-FM, Courrier de Portneuf, programme d'événement, guide touristique, médias sociaux, site web et autres promotions) pour l'événement.
    3. Une vaste campagne médiatique sera lancée dès le mois de mars ; ainsi que le lancement de la programmation complète en juin 2018.
    4. L'AFGN et une firme privée de communication sont responsables de la communication, des relations avec les médias, de la distribution de dépliants promotionnels, d'une campagne médiatique auprès des radios, journaux, etc., afin de rendre cette 7e édition le plus visible possible à un niveau provincial.
    5. L'AFGN assure l'ensemble de l'organisation logistique : programmation, site Web, lieux d'accueil, système de vente des coupons et remboursement aux exposants, recrutement et coordination des bénévoles nécessaires à la vente des coupons, programmation des artistes, communication etc.
    6. L'AFGN assure l'embauche d'un directeur et d'autres ressources (comptabilité, secrétariat, stages étudiants) selon les besoins.
    7. L'AFGN assure de tenir l'événement sur un site adéquat et adapté aux besoins des producteurs et de l'événement afin de convenir aux exposants du terroir et aux visiteurs à mobilité réduite.


  5. RÈGLES ET FONCTIONNEMENT :

    1. Les coupons de dégustation sont l'unique façon de faire goûter vos bouchées de dégustation. Vous pouvez vendre vos produits de consommation et les faire payer en argent ou par Interac aux gens sur place, cependant vous NE DEVEZ PAS VENDRE DE BOUCHÉES PAYABLES EN ARGENT. Les personnes prises en défaut seront automatiquement expulsées des Fêtes gourmandes sans possibilité de remboursement de leurs coupons ou kiosque. Il s'agit pour nous d'une fraude, car 25 % des revenus de ces coupons reviennent à l'Association Fêtes Gourmandes de Neuville. Des surveillants seront attitrés uniquement à ce genre de tâches et l'organisation sera très stricte concernant ces offenses cette année encore.*
    2. Cuisson sur charbon de bois : interdit sous le chapiteau et à moins de 30 mètres de celui-ci. Idem pour le préau. Les règles concernant le propane restent à déterminer et vous seront communiquées avec le guide des exposants, vous devez par contre nous mentionner dans votre formulaire si vous comptez utiliser le propane.*
    3. Par ailleurs, pour les gens mécontents ou insatisfaits de certaines situations, nous vous demandons de faire part de vos commentaires, directement à l'organisation. Un responsable de l'espace terroir sera constamment visible du début à la fin de la journée et s'il ne peut régulariser la situation lui-même, il en fera part à la direction qui verra à faire de son mieux pour vous satisfaire.

*Ne s'applique pas aux artistes et artisans de l'Allée artistique.

Pour informations :
Stéphane Rhéaume : Tél : 418-909-0610
stephane@fgdn.ca

OBLIGATOIRE
J'accepte les termes du protocole d'entente décrits ci-dessus.(Vous devez lire le protocole d'entente jusqu'à la fin pour pourvoir cocher cette case)

Besoins spécifiques aux exposants des produits du terroir

Kiosque simple
Façade : 3m (10pi)
Profondeur : 4.5m (15pi)
Superficie : 13.5m2 (150pi2)
Électricité (2 prises x 15 amp fournies)
Coût : 400$ +tx
+ 50$ de produits ou de certificats (obligatoire)
Kiosque double
Façade : 6m (20pi)
Profondeur : 4.5m (15pi)
Superficie : 60.75m2 (300pi2)
Électricité (2 prises x 15 amp fournies)
Coût : 750$ +tx
+ 100$ de produits ou de certificats (obligatoire)
(si vous êtes plus d'un exposant à un même kiosque, vous devez fournir les adresses courriel du/des autre/s exposants qui vous accompagne/nt)
Kiosque simple : Maximum 2 exposants
Kiosque double : Maximum 3 exposants
2 prises 15 amp (120V) additionnelles (50.00$ +tx)
1 prise 220V (75.00$ +tx)
Besoin d'un évier à proximité
Besoin de pieds carrés en espace de rangement
Besoin de pieds carrés en camion réfrigéré
Oui, j'ai besoin d'un espace de stationnement derrière mon kiosque
Cabane
6,5 pi x 8 pi
Électricité (1 prise x 15 amp fournie)
Coût : 300$ +tx
+ 50$ de produits ou de certificats (obligatoire)
Chapiteau
10 pi x 10 pi
Électricité (1 prise x 15 amp fournie)
Coût : 300$ +tx
+ 50$ de produits ou de certificats (obligatoire)

employé(s)
vignette(s)
Veuillez décrire les produits vendus
Veuillez décrire les produits vendus

C'est le temps de vendre votre salade...

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